آموزش نامه نگاری

اصطلاحات مربوط به نامه های اداری
۱- پی نوشت: به مطالبی که در پایین کاغذ نامه می‌آید، پی نوشت گفته می‌شود. پی نوشت به طور معمول برای نوشتن دستور اجرا به‌کار می‌رود.
۲- رونوشت: عبارت است از نسخه یا کپی از نامه اصلی که علاوه بر گیرنده اصلی باید برای سازمان‌ها یا اشخاص نیز ارسال و آنان را در جریان محتوای نامه قرار بدهد.
۳- پیوست: هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می‌شود، پیوست نام دارد. به طور معمول در قسمت سمت چپ بالای کاغذ نامه، کلمه پیوست چاپ می‌گردد.
۴- اندیکاتور: (نامه نما) به دفتری گفته می‌شود که برای ثبت تمامی نامه ها وارده و صادره به سازمان به‌کار گرفته می‌شود و به طور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود.
۵- پاراف نامه: پاراف نامه، به متنی گفته می‌شود که ذیل یک نامه دریافتی نوشته می‌شود تا درخواست یا دستوری خاص را به اطلاع گیرنده بعدی ابلاغ کند. بنابراین از پاراف برای ارجاع نامه استفاده می‌شود و می‌توان آن را متن ارجاع نیز دانست. مثلاً اگر یک مشتری برای تعویض یک کالا درخواستی را ذیل یک نامه بنویسد، مدیر واحد پشتیبانی می‌تواند در پاسخ به این درخواست روی همان نامه، متن تایید این درخواست و موافقت خود را پاراف و آن را امضاء کند.
۶- هامش: به معنای حاشیه و مرز است و هامش در نامه های اداری به مطالبی گفته می‌شود که در حاشیه نامه نوشته می‌شود.
۷- ارجاع نامه: ارجاع نامه به حالتی اشاره دارد که شما نامه ای را همراه با تمام زنجیره مکاتبات مربوط به آن جهت دریافت نظرات، صدور دستور، اقدام یا اطلاع برای شخصی ارسال می‌کنید.
۸- دستور: جملات کوتاهی که مدیران و مسئولان معمولاً در انتهای نامه نوشته و انجام یا منع انجام کاری را برای زیردستان ایجاب می‌کنند.
۹- شماره نامه: شماره نامه، در واقع همان شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان ارسال‌کننده یا بایگانی‌کننده نامه است که می‌تواند شامل اطلاعات مختلفی مانند واحدهای دریافت کننده نامه باشد.
۱۰- امضاء: امضا بر روی نامه وسیله‌ای است که به آن سندیت و اعتبار می‌دهد. هیچ نامه اداری بدون امضاء نمی‌تواند برای انجام امور اداری مورد استفاده قرار بگیرد. بنابراین، مسئولیت نهایی نامه با شخصی است که آن را امضاء و تایید می‌کند.
۱۱- گردش نامه: به فرآیند ارسال و به چرخش انداختن نامه میان کارکنان یا واحد‌‎های مختلف سازمان، گردش نامه گفته