آموزش نامه نگاری

دارای سه رونوشت برای سه جای مختلف باشد، آن نامه در 5 نسخه تایپ می‌شود که سه نسخه برای آن سه مقصد مشخص و یک نسخه از رونوشت برای بایگانی قسمت مربوطه در نظر گرفته می‌شود که یک نسخه هم نامه اصلی است.

استناد : اين كلمه عربي و مصدر لازم و در لغت به معناي پشت دادن، توجه يا تكيه كردن به موضوع يا مطلبي است و براي توجه دادن ارباب‌رجوع به مقررات مورد استناد به‌كار مي‌رود.

اعلام: به معناي «آگاه كردن» و «شناساندن» است و با افعال ”مي‌دارد« و «مي‌نمايد» و «مي‌كند» و «مي‌شود» و «مي‌گردد” به‌كار مي‌رود.

دبیرخانه:  دبیر خانه واحدی است که اداره امور دفتری را بر اساس روش های مشخص و تدوین‌شده هر سازمان بر عهده دارد؛ و از مهم‌ترین وظایف دبیرخانه، نظارت بر نامه‌های دریافتی و ثبت و توزیع نامه‌های وارده یا صادر شده است.

ابلاغ: نوع رساندن و کیفیت ارسال احکام و فرمان‌ها و دستورات و وصول آن از سوی گیرنده است.

ایفاد: به معنی ارسال کردن است.

امتنان: به معنی قدردانی و سپاسگذاری است.