مسئولین IT معاونت ها، نامه ای به شماره ١١/٨٤٢٢٣٢ واسه راه اندازی ارسال/دریافت فکس براشون ارسال شده. لطفا با فکس مجازی طبق راهنما کار کنین که از 1شهریور فکسها بخواد جمع بشه مشکلی نباشه. باتشکر
باتوجه به فرا رسیدن مرداد ماه کارشناسان مالی باید گزارشی که در شماره 24 توضیح داده شده است را پرینت و به تایید رسیدگی مالی برسانند و بعد از تایید این گزارش، کلیه فرم هایی که در کارتابل مسئول امور مالی می باشد ادامه فرآیند و بعد تایید را بزنند . چنانچه گزارش پرینت شده به تایید رسیدگی مالی برسد، باید از بقیه افراد که در ذیل آن ذکر شده است امضا زنده دریافت و به عنوان سند مالی استفاده شود. اگر در این گزارش ماموریتی از لحاظ رسیدگی مشکل داشته باشد باید توسط مسئول امور مالی برگشت داده شود و اعزام کننده مشکل آن را مرتفع و مجدد گزارش پرینت شود.
سوال های پاسخ داده شده ماموریت اداری:
31- وقتی می خوام برم ماموریت از کجا بدونم واسه اسکان کجا واسم رزرو شده و بلیط واسم خریداری شده یا نه؟
**** اگر روی بند 14 و 15 کلیک نمایید مشخصات وسیله ایاب و ذهاب و مهمانسرا برای شما وارد شده است می توانید مشاهده نمایید.
32- چرا بجای دکمه ادامه فرآیند، شروع فرآیند دیده می شود؟ و وقتی شروع فرآیند می زنم خطا میده؟
****بدلیل اینکه ماموریت در کارتابل وارده باز نشده است بلکه در جستجو یا کارتابل ارجاعی باز شده است.
سوال های پاسخ داده شده ماموریت اداری:
23- مسئولین امور مالی تا ماموریت در کارتابلشان قرار گرفت آیا آن را تایید نمایند؟
***** به هیچ وجه اینکار را نکنند چون در صورتی که رسیدگی مالی ماموریت را تایید نکند دیگر امکان برگشت و اصلاح ماموریت را ندارید بنابراین بعد از تایید کارشناس مالی گزارش ماموریت را پرینت و به تایید رسیدگی مالی برسانید آنگاه مسئول امور مالی ماموریت های تایید شده را تایید و ماموریت تایید نشده را برگشت بزند.
24- کارشناس مالی برای تایید ماموریت ها توسط رسیدگی آیا باید ماموریت را تک تک پرینت بگیرد؟
***** به هیچ وجه تک برگ ماموریت پرینت نشود یه گزارش در مسیر مشاهده گزارش- گزارشات ماموریت اداری – گزارش ماموریت اداری براساس سال/ماه (گزارش اصلی) وجود دارد آن را اجرا و گزینه پرینت را بزنید یه فایل ورد تولید می شود که آن فایل را می توانید پرینت و امضا هایی که در پایین فایل آمده است را زنده دریافت نمایید و به عنوان سند مالی جهت پرداخت ماموریت استفاده شود. (فرمت این گزارش مورد تایید رسیدگی امور مالی دانشگاه می باشد)
25- چرا وقتی گزارش را کارشناس مالی اجرا می کند هیچی آیتمی نمایش داده نمی شود؟
***** چون گزارشی که به رسیدگی مالی تایید میکند ماه به ماه می باشد باید سال و ماه را در فرم پایه ماموریت تغییر دهید و بعد گزارش را اجرا نمایید.
26- سال و ماه را از کجا میتواند تغییر داد؟
***** کلیه کارشناسان مالی از قسمت مشاهده گزارش – پوشه ماموریت اداری- فرم پایه ماموریت اداری می توانند گزارش را اجرا و سال و ماه را تغییر دهند.
27- در صورتی که مسئول امور مالی برگشت بزند چه اتفاقی می افتد؟
***** ماموریت بعد از کارشناس مالی همه موارد آن قفل شده و کسی نمی تواند تغییری در ماموریت بدهد چنانچه ماموریتی مورد تایید رسیدگی نباشد مسئول امور مالی باید برگشت بزند و بعد از برگشت به دست اعزام کننده می رسد و اگر در تاریخ های تایید شده اشتیاه باشد فقط اعزام کننده می تواند تغییرات را اعمال و ادامه فرآیند را بزند واگر در تعداد با بیتوته و بدون بیتوته اشتباه شده باشد اعزام کننده، امور اداری و کارشناس مالی می تواند تغییرا را اعما نماید و اداه فرآیند را بزند.
28- در هر مرحله از ماموریت چه آیتم هایی با امضا قفل می شود و هر نقش چه فیلدهایی را می تواند تغییر دهد و چه فیلدهایی را نمی تواند تغییر دهد؟
****28-1- بعد از ادامه فرآیند توسط ماموربه دست مدیرمیانی یا اعزام کننده می رسد: مامور/مدیر میانی می تواند در کارتابل ارجاعی کل آیتم های موضوع، مقصد، تاریخ، توضیحات مامور، اسکان و نوع وسیله نقلیه را ویرایش و ثبت تغییرات را بزند.
****28-2- بعد از ادامه فرآیند توسط مدیر میانی به دست مدیرنهایی یا همان اعزام کننده می رسد: مامور/مدیر میانی (اعزام کننده) می تواند در کارتابل ارجاعی کل آیتم های موضوع، مقصد، تاریخ، توضیحات مامور، اسکان و نوع وسیله نقلیه را ویرایش و ثبت تغییرات را بزند. اعزام کننده می تواند در کارتابل درخواست ماموریت موضوع، مقصد، تاریخ، توضیحات مامور، اسکان و نوع وسیله نقلیه را ویرایش و ادامه فرآیند را بزند.
****28-3- بعد از ادامه فرآیند توسط مدیر نهایی(اعزام کننده) به دست موافقت کننده می رسد: مامور/مدیر میانی/مدیرنهایی (اعزام کننده) می تواند در کارتابل ارجاعی کل آیتم های موضوع، مقصد، تاریخ، توضیحات مامور، اسکان و نوع وسیله نقلیه را قبل از امضا موافت کننده ویرایش و ثبت تغییرات را بزند. موافقت کننده می تواند در کارتابل درخواست ماموریت موضوع، مقصد، تاریخ، توضیحات مامور، اسکان و نوع وسیله نقلیه را قبل از امضا خودش ویرایش و ادامه فرآیند را بزند.
****28-4- بعد از ادامه فرآیند توسط موافقت کننده به دست امور عمومی (خدمات پشتیبانی) می رسد: هیچ آیتمی غیر از اسکان و وسیله نقلیه قابل تغییر نمی باشد و فقط این آیتم های را امور عمومی (خدمات پشتیانی) می تواند تغییر و ادامه فرآیند را بزند.
**** 28-5- بعد از ادامه فرآیند توسط امور عمومی (خدمات پشتیبانی) به دست نقلیه و کارپرداز می رسد: چنانچه تیک خودرو دولتی خورده باشد به دست نقلیه می رسد و حتما قسمت وسیله ایاب و ذهاب پرنشود در غیر اینصورت امکان ادامه فرآیند نمی باشد و چنانچه تیک هواپیما زده شود به دست کارپرداز می رسد و باید مشخصات بلیط در قسمت ایاب و ذهاب تکمیل شود و ادامه فرآیند را بزند.
****28-6- بعد از ادامه فرآیند توسط نقلیه و کارپرداز به دست اسکان می رسد: جنانچه یکی از تیک های اسکان زده شود همه ماموریت ها به دست یک کارشناس در معاونت توسعه می رسد برای هماهنگی اسکان در مشهد و تهران و بیرجند و کسی این بند را نمی تواند غیر از این کارشناس تکمیل نماید.
****28-7- بعد از ادامه فرآیند توسط کارشناس اسکان به دست مامور می رسد: در این مرحله فقط مامور امکان ثبت شرح ماموریت را دارد و می تواند ادامه فرآیند و انگاه تایید را بزند.
****28-8- بعد از ادامه فرآیند توسط مامور به دست اعزام کننده می رسد: در این مرحله اعزام کننده قسمت های تایید ماموریت را می تواند ثبت نماید و اگر ماموریتی که انجام شده تاریخ های آن کم و زیاد شده فقط اعزام کننده در این مرحله می تواند تغییر دهد و بعد از اینکه اعزام کننده تغییردهد دیگر کسی حق ویرایش تاریخ های تایید شده را ندارد. با بیتوته و بدون بیتوته را هم اعزام کننده می تواند تکمیل نماید ولی با تایید اعزام کننده قفل نمی شود.
****28-9- بعد از ادامه فرآیند توسط اعزام کننده به دست امور اداری می رسد: در این مرحله امور اداری فقط می تواند بابیتوته و بدون بیتوته را ویرایش یا ثبت نماید چنانچه اشکالی در تاریخ های تایید شده رخ داده شده باشد در پاسخی که در ادامه فرآیند دارد می تواند تایپ نماید یا به صورت تلفنی یا حضوری به اطلاع مسئول امور مالی برساند تا برگشت بزند. تاریخ هایی در قسمت تایید ماموریت تایپ شده است در تایمکس می نشیند.
****28-10- بعد از ادامه فرآیند توسط امور اداری به دست کارشناس امورمالی می رسد: در این مرحله کارشناس امورمالی فقط می تواند بابیتوته و بدون بیتوته را ویرایش یا ثبت نماید چنانچه اشکالی در تاریخ های تایید شده رخ داده شده باشد در پاسخی که در ادامه فرآیند دارد می تواند کارشناس مالی تایپ نماید یا به صورت تلفنی یا حضوری به اطلاع مسئول امور مالی برساند تا برگشت بزند.
****28-11- بعد از ادامه فرآیند توسط کارشناس امورمالی به دست مسئول امورمالی می رسد: در این مرحله مسئول امورمالی امکان تغییر هیچ گزینه ای را ندارد و فقط بعد از تایید رسیدگی مالی می تواند دکمه تایید را بزند و در سیستم حقوق ثبت می شود و در صورت تایید نکردن رسیدگی دکمه بازگشت را زده و فرم به اعزام کننده ارسال می شود. در این مرحله وقتی مسئول امور مالی برگشت را می زند از تایمکس ماموریت حذف و بعد از تکمیل روال تاریخ جدید در تایمکس می نشیند.
29- آیا ماموریت بعد از اعزام به موافقت کننده هم ارجاع می شود؟
**** خیر مگر اینکه تاریخ های تایید شده توسط اعزام کننده با تاریخ های درخواست شده مطابقت نداشته باشد در اینصورت به موافقت کننده هم ارجاع می خورد.
30- آیا در هر مرحله کلیه افرادی که در فرآیند هستند می توانند برای نفرات بعدی توضیحاتی را درج نمایند؟
***** از همان ابتدای فرآیند بعد از زدن شروع فرآیند و در مراحل بعدی بعد از زدن ادامه فرآیند توضیحات مورد نظر خود را در کادر پاسخ درج نمایید آنگاه تایید/ عدم تایید/ بازگشت را بزنید. همه افراد بعد از شما پاسخ شما را به صورت هامش می بینند.
21- آیا برای مهمانسرای مشهد نیاز به پرینت حکم ماموریت می باشد؟
***** با توجه به اینکه مهمانسرا لیست آنلاین مامورینی که نیاز به اسکان در مشهد دارند را مشاهده می کند برای حضور در مشهد نیاز به حکم ماموریت نمی باشد.
22- گردش مدارک به درستی انجام نمی شود مثلا به جای رفتن به نقلیه به کارپردازی می رود؟
***** باید فرم پایه ماموریت که توسط مسدئولین IT حوزه ها تکمیل شده است ویرایش و سمت های درست در آن وارد شود. کلیه مسئولین IT از قسمت مشاهده گزارش – پوشه فناوری اطلاعات- فرم پایه ماموریت اداری می توانند فرم هایی که قبلا تکمیل کرده اند ویرایش نمایند
سوال های پاسخ داده شده ماموریت اداری:
19- چرا شروع فرآیند بعد از ثبت و ادامه غیر فعال می باشد؟
***** این مشکل برای مدیران و معاونین که ماموریت را تکمیل می کنند پیش می آید چون اعزام کننده را انتخاب می نمایند. اعزام کننده در ابتدای فرآیند نباید انتخاب شود و خودش به صورت پیش فرض در آن قسمت نشان داده می شود وقتی بخواهید اعزام کننده را تغییر دهید آن کادر را کلیک و اعزام کننده را تغییر دهید.
20- آیا مدیر میانی هم می تواند اعزام کننده باشد؟
با توجه به صحبتی که با مدیر امور حقوقی دانشگاه شد فقط مدیرا، روسای شبکه ها، بیمارستان ها و معاونین می تونن اعزام کننده باشن و برای همین فقط افرادی که اسم آنها در تایید کننده نهایی دیده میشه می تونن به عنوان اعزام کننده انتخاب بشن و قبل از روز دوشنبه با اینکه اعزام کننده ها درست نمایش داده می شده ولی بقیه افراد که حق امضا داشتن هم می تونستن امضا اعزام رو انجام بدن این مشکل برطف شده والان فقط اعزام کننده ها می تونن اعزام رو انجام بدن
سوال های پاسخ داده شده ماموریت اداری:
3- افرادی که در روز دو شیفت کار می کنن و در یه شیفت می خوان برن ماموریت باید چیکار کنن؟
***** با پیگیری از مدیریت منابع انسانی مقرر شد لیست شیفت های هر نفر در فرم ماموریت لیست بشه و مامور بتونه انتخاب کنه انشاله بعد از بررسی فنی در صورت امکان پیاده سازی از این طریق توسط همکاران در فناوری اطلاعات پیاده سازی خواهد شد.
4- مقصد هایی که در فرم نیستن باید چیکار کنیم؟
***** فعلا یه سطح بالاتر رو بزنین مثلا اگر نای بند میخوایین برین ماموریت و در مقصدها نیست بزنین دیهوک و اگر دیهوک هم نیست بزنین طبس. بزودی مقصدها بروز خواهد شد، از طریق مسئول گسترش استان پیگیر تکمیل مقصدها هستیم. فعلا در موضوع ماموریت مقصدی که وجود ندارد حتما نوشته شود تا از لحاظ حقوقی بعدا مشکلی پیش نیاد.
5- فرآیند ماموریت خارج از کشور چگونه ثبت کنیم؟
***** با پیگیری از مدیریت منابع انسانی تصمیم گیری برای این موضوع در به بعد انجام خواهد شد و فعلا پیاده سازی نخواهد شد.
6- تا کی بصورت دستی می توانیم در تایمکس ماموریت ثبت نماییم؟
***** لطفا هر چه سریعتر ماموریت های قبل از 1/4/98 را بصورت دستی ثبت نمایید ولی ماموریت های بعد از این تاریخ فقط از طریق فرآیند جدید ثبت شود. تاریخ دقیق توسط مدیریت منابع انسانی از طریق نامه اعلام خواهد شد. فعلا تاریخ 10مرداد در جلسه تصمیم گیری شد که بصورت کتبی این تاریخ از طریق مدیریت منابع انسانی اعلام خواهد شد.
10- ماریت زیر 30 کیلومتر باید در این فرم ثبت شود؟
***** از مدیر امورحقوقی پرسیدم گفتن اصلا زیر 30 کیلومتر در تایمکس به صورت پاس اداری ثبت نشه و باید حکم داشته باشه ولی در حکم ماموریت با بیتوته و بدون بیتوته صفر بخوره
سوال های ماموریت اداری:
1- در هر مرحله ماموریت چه کاری باید انجام شود و در کدام کارتابل قرار می گیرد؟
***** در فرم ماموریت لطفا روی لینک "فرآیند مامریت در یک نگاه" را کلیک نمایید. در فایل نمایش داده شده هم کارتابل ها هم اقدام در هر مرحله نوشته شده است همچنین در راهنمای سریع فرم ماموریت درج شده است که در هر مرحله چه باید کرد.
2- تاریخ ماموریت در بالای فرم دو روز ثبت شده ولی ماموریت به هر دلیل سه روز بوده است بایدماموریت مجدد بزنیم؟
***** هم می توان ماموریت مجدد زد هم اعزام کننده بعد از ماموریت فرمی که به دست او می رسد می تواند تاریخ تایید شده را بیشتر نماید در واقع تاریخ های پایین فرم فقط دست اعزام کننده می باشد.
3- افرادی که در روز دو شیفت کار می کنن و در یه شیفت می خوان برن ماموریت باید چیکار کنن؟
***** ازمدیریت منابع انسانی در حال پیگیری هستم.
4- مقصد هایی که در فرم نیستن باید چیکار کنیم؟
***** فعلا یه سطح بالاتر رو بزنین مثلا اگر نای بند میخوایین برین ماموریت و در مقصدها نیست بزنین دیهوک و اگر دیهوک هم نیست بزنین طبس. بزودی مقصدها بروز خواهد شد، از طریق مسئول گسترش استان پیگیر تکمیل مقصدها هستیم.
5- فرآیند ماموریت خارج از کشور چگونه ثبت کنیم؟
***** از مدیریت منابع انسانی پیگیر هستیم.
6- تا کی بصورت دستی می توانیم در تایمکس ماموریت ثبت نماییم؟
***** لطفا هر چه سریعتر ماموریت های قبل از 1/4/98 را بصورت دستی ثبت نمایید ولی ماموریت های بعد از این تاریخ فقط از طریق فرآیند جدید ثبت شود. تاریخ دقیق توسط مدیریت منابع انسانی از طریق نامه اعلام خواهد شد.
7- تا کی بصورت دستی می توانیم در حقوق ماموریت ثبت نماییم؟
***** لطفا هر چه سریعتر ماموریت های قبل از 1/4/98 را بصورت دستی ثبت نمایید ولی ماموریت های بعد از این تاریخ فقط از طریق فرآیند جدید ثبت شود. تاریخ دقیق توسط مدیریت امور مالی از طریق نامه اعلام خواهد شد.
8- راننده هاوقتی ماموریت می روند باید افرادی که در ماشین هستند هم در برگه ماموریت اسمشان نوشته شود. کجا بنویسیم؟
***** لطفا در موضوع ماموریت اسم همراهان راننده جهت ارائه به پلیس حتما نوشته شود.
9- برای افرادی که اسکان نیاز دارند غیر از مشهد و تهران و بیرجند فرآیند به چه صورت می باشد؟
***** برای کلیه افرادی که غیر از این سه شهر نیاز به اسکان دارند باید از طریق امور عمومی حوزه مامور پیگیری بعمل آید چون دیگر شهرها طرف قرارداد دانشگاه نمی باشند.
10- ماریت زیر 30 کیلومتر باید در این فرم ثبت شود؟
***** از مدیر امورحقوقی خواهم پرسید بعضی از حوزه هابا ماموریت ساعتی این مشکل را رفع می کنند که باید از نظر حقوقی حتما بپرسم بعضی ها هم بابیتوته و بدون بیتوته رو صفر وارد می کنن نظر نهایی رو خواهم پرسید و اطلاع رسانی می کنم.
11- -اگر اعزام کننده مان حوزه ای غیر از حوزه ای می باشد که به صورت پیش فرض سیستم انتخاب می نماید باید چه کنیم؟
***** اگر همیشه مامور از حوزه ای غیر از حوزه ای که به صورت پیش فرض می باشد اعزام می شود حتما در فرم تعیین تایید کنندگان مرخصی مدیر نهایی فرد عوض شود و اعزام کننده /مسئول مافوقی که مامور همیشه از آن اعزام می شود انتخاب شود و اگر این موضوع همیشگی نیست و بعضی اوقات از حوزه دیگری مامور اعزام می شود در اولین دفعه ای که فرم ماموریت به اعزام کننده می رسد باید اعزام کننده حوزه دیگر را انتخاب و ادامه فرآیند زده شود. این نکته خیلی مهم است مد نظر قرار گیرد.
12- اگر اعزام کننده حوزه دیگر باشد ولی انتخاب نشود و اعزام از طریق اعزام کننده حوزه پیش فرض انجام شود چه اتفاقی می افتد؟
***** کلیه هماهنگی های ماموریت با اعزام کننده پیش فرض می باشد و پرداخت ماموریت نیز با اعزام کننده پیش فرض باید انجام شود.
13- اگر اعزام کننده پیش فرض اشتباهی اعزام کننده حوزه دیگر را انتخاب نکرده است و ادامه فرآیند زده است چه باید کرد؟
***** یا مامور باید در فرم ماموریت قسمت وضعیت ماموریت را کنسل شد وارد نماید و ادامه فرآیند را بزند یا اگر این کار را نکرد اعزام کننده می تواند وضعیت ماموریت را کنسل شد انتخاب نماید و ادامه فرآیند را بزند یا اگر اعزام کننده هم این کار را انجام ندهد در آخر باید مسئول امور مالی برگشت بزند تا اعزام کننده وضعیت ماموریت را کنسل شد انتخاب نماید و بعد از یکی از این موارد انجام شد مامور مجدد ماموریت را ثبت نماید.
14- قسمت بابیتوته و بدون بیتوته را چه کسی باید پر نماید؟
***** بعد از ماموریت توسط اعزام کننده، اموراداری و امور مالی قابل ثبت و ویرایش می باشد طبق توافق در حوزه خود این قسمت را تکمیل نمایید.
15- افرادی که نمی توانند ماموریت ثبت کنند(سمت در دبیرخانه ندارند) برای ثبت ماموریت خود چه کاری انجام دهند؟
***** به افرادی که مجوز ثبت مرخصی و ماموریت برای سایرین دارند می توانند مراجعه تا ماموریت آنها را ثبت نمایند.
16- افرادی که مجوز ثبت ماموریت برای سایرین دارند چه کاری انجام دهند؟
***** وقتی فردی دارای مجوز ثبت ماموریت بجای سایرین می باشد می تواند کد ملی خود را پاک و کد ملی و سمت فرد دیگر را تایپ نماید و بعد از ثبت تغییرات و شروع فرآیند اسم فامیل به صورت اتومات جایگزین می کردد.
17- چنانچه در حوزه ای کسی مجوز ثبت برای سایرین ندارد چه باید کرد؟
***** چنانچه در حوزه شما افرادی باید وجود داشته باشند تا بجای بقیه ماموریت ثبت کنند لطفا از طریق تیکت توسط مسئولین IT به اطلاع ما برسانید تا این مجوز برقرار گردد.
18- چنانچه ماموریتی باید فوری انجام شود و باید حتما پرینت ماموریت همراه مامور باشد و دسترسی به اعزام کننده نباشد باید چه کنیم؟
***** این سوال بیشتر برای راننده آمبولانس پیش آمده است که باید بدون امضا اعزام کننده و موافقت کننده اصلی فرم پرینت شود و افرادی که حق اعزام دارند از لحاظ حقوقی و افرادی که حق امضا موافقت کننده دارند از لحاظ حقوقی امضا زنده بزنند تا ماموریت انجام شود و بعد ماموریت در فرآیند فرزین گردش پیدا کند و روال آن انجام شود.
با عرض سلام و روز بخیر به کلیه اعضاء
این کانال برای اطلاع رسانی شما عزیزان از فرآیندهای گروه نرم افزار و پرتال می باشد. چنانچه افرادی از حوزه شما می باشند که در این کانال اضافه نشده اند لطفا برای تسریع در اطلاع رسانی این افراد را اضافه نمایید. باتشکر
آدرس کانال اداره نرم افزار دانشگاه: https://gap.im/bums_soft
آدرس گروه اداره نرم افزار دانشگاه: https://Gap.im/Bums_SoftGroup